支援の質を保ったまま、事務の手間を減らす。
支援対象者が増えるほど、書類の回収、記録づくり、多言語での連絡、期限の管理が積み重なります。WATARIは、その事務作業を設計し直し、AIと人が分担して進める仕組みをつくり、必要に応じて日々の運用まで担います。
実際の画面で見る
登録支援機関向けの画面は準備中です。支援業務の分担は、業務量を測ったうえで設計します。
よくある課題
書類と記録が散らばる
受入企業、本人、送出機関からの書類が別々の経路で届き、支援対象者ごとにまとまっていない。
多言語の連絡と確認
本人への連絡を言語ごとに作り、返事が来るまで追いかけている。
記録づくりの手間
実施した支援のメモや記録を、所定の書式に整える作業に時間がかかる。
期限の管理が属人的
在留期間や各種の更新の準備を、担当者が個別に追っている。
WATARIが担う業務
- AI
書類収集と不備チェック
支援対象者ごとに書類をまとめ、足りないもの、期限が近いものを一覧にします。
- 担当者
本人・企業への連絡文の下書き
日本語と英語で下書きし、お客様の担当者の承認の後に送ります。
- 担当者
面談記録の下書き
面談のメモから、所定の項目への整理を下書きします。内容の確定はお客様の担当者が行います。
- AI
在留期限と進捗の管理
支援対象者ごとに、次の作業、担当、期限が見える状態を保ちます。
例：支援対象者の更新準備
イメージ・合成データ在留期限が近い対象者を一覧化
本人と企業へ必要書類を依頼（言語別・承認後に送付）
届いた書類の確認と不足の催促
担当者による確認・承認
書類一式と対応履歴の記録
責任の範囲
登録支援機関としての支援の実施と、その責任は、登録支援機関に残ります。WATARIは支援業務そのものを引き受けるのではなく、支援業務の裏側にある事務作業を、合意した範囲で支えます。
この業務での提供の形
設計・構築
書類の回収から記録づくりまでの流れを設計し、社内で回せる仕組みとして引き継ぎます。
運用
書類の受付、不足の確認、連絡文の作成など、合意した事務をWATARIが日々実行します。
拡張・連携
受入企業や送出機関との間の書類と確認のやり取りを、権限を分けて一つの流れにします。