どの工程をAIに任せ、どこで人が確認するか。設計の段階で決めます。
下の表が標準の分担です。工程と分担は、お客様の業務に合わせて合意し、調整します。
工程ごとの分担
| 工程 | AI | 担当者 | 有資格者・決裁者 |
|---|---|---|---|
| 書類収集（受付・仕分け） | 行う | 判別できないものを確認 | — |
| 転記・データ化 | 読み取って提案 | 原本と照合して確定 | — |
| 不備・期限チェック | 検出し、修正案を添える | 例外の扱いを判断 | — |
| 追加依頼・催促 | 依頼文を作成 | 承認して送付 | — |
| 引継ぎ用の書類一式と対応履歴 | 整理する | 最終確認 | — |
| 在留資格の可否や採用に関わる判断 | 行わない | — | お客様・有資格者 |
| 申請・届出 | 行わない | — | 権限のある方 |
ひとつの案件の進み方。
WATARIが設計する業務の流れを、特定技能の受入れ準備を例に、合成データで示したイメージです。工程を選ぶと、AIが行うこと、担当者が行うこと、残る記録が分かります。
工程 1 / 6
イメージ・合成データ書類を受け付け、仕分ける
- AIが行うこと
- メールの添付や写真を受け取り、書類の種類を判別して案件に紐づけます。パスワード付きのPDFや形式の違うファイルも、この時点で見分けます。
- 担当者が行うこと
- 判別できないものだけを確認します。
- 残る記録
- 受領日時、送り主、ファイルのハッシュ値
受領した書類
- パスポート写し.jpg本人から ・ PDFに変換
- 履歴書.pdf送出機関から
- 雇用条件書.pdf受入企業から
- 技能試験 合格証.pdf本人から
- 在職証明書.pdfパスワード付きのため開けません
工程 2 / 6
イメージ・合成データ記載内容を読み取り、項目に転記する
- AIが行うこと
- 書類の記載を、氏名、生年月日、会社名などの項目に整理し、どの書類のどこから取った値かを添えます。AIの出力は提案で、この時点では確定しません。
- 担当者が行うこと
- 提案された値を原本と照合して、確定します。
- 残る記録
- 提案された値、確定した人、修正の前後
整理した項目（提案）
- 氏名（ローマ字）NGUYEN VAN A ・ パスポート 1ページ
- 生年月日1999-04-12 ・ パスポート 1ページ
- 会社名サンプル食品 株式会社 ・ 雇用条件書 1ページ
- 雇用開始日2027-04-01 ・ 雇用条件書 1ページ
工程 3 / 6
イメージ・合成データ記入もれ・不一致・期限を検出する
- AIが行うこと
- お客様と合意したチェックリストと照合し、足りない書類、書類どうしの不一致、期限が近いものを一覧にします。全角・半角や文字数などの形式の誤りには、修正案を添えます。
- 担当者が行うこと
- ルールに当てはまらない例外の扱いを決めます。
- 残る記録
- どのチェックリストの、どの版で確認したか
確認の結果
- 不足健康診断書が未提出
- 不一致氏名：パスポート「NGUYEN VAN A」／履歴書「Nguyen Van An」
- 形式会社名の半角スペース → 修正案「サンプル食品株式会社」
- 確認済み技能試験 合格証
工程 4 / 6
イメージ・合成データ追加依頼と催促は、承認してから送付
- AIが行うこと
- 相手に合わせて日本語または英語で依頼文を下書きし、返信がなければ、設定した時期に催促の下書きを用意します。
- 担当者が行うこと
- 内容を確認し、承認してから送ります。
- 残る記録
- 送った内容、宛先、日時、返信の有無
依頼文の下書き（英語）
- 宛先本人
- 本文Please send your health check certificate by 20 November. A clear photo of each page is fine.
- 状態担当者の承認待ち
工程 5 / 6
イメージ・合成データ担当者が確認・承認し、専門の判断は有資格者へ
- AIが行うこと
- 確認が必要な点を、根拠となる書類の箇所と一緒に並べます。
- 担当者が行うこと
- 担当者が提案を承認・修正・差し戻しします。在留資格に関わる判断など、専門の権限が必要な点は有資格者へ渡します。
- 残る記録
- 誰が、何を、どんな理由で承認・修正したか
確認の記録
- 会社名の修正案承認（担当 田中・11/12 10:04）
- 氏名の表記本人に確認することに決定（担当 田中）
- 雇用開始日原本と一致を確認（担当 田中）
工程 6 / 6
イメージ・合成データ書類一式と対応履歴を引き継ぐ
- AIが行うこと
- 確認済みの項目、書類の一覧、順番を整えて結合した添付書類、確認の履歴を一式にまとめます。ファイルの数とサイズの上限も確認します。
- 担当者が行うこと
- 最終確認をします。申請や届出は、権限のある方が行います。
- 残る記録
- 一式に含めたファイルとそのハッシュ値、確認の履歴
引継ぎ用の書類一式
- 01_本人に関する書類.pdf3ファイルを結合
- 02_雇用に関する書類.pdf2ファイルを結合
- 確認済み項目の一覧.csv18項目
- 確認の履歴操作 14件
書類の種類や内容は例です（合成データ）。必要な書類は手続や案件によって異なります。
合成データで動くデモを見る（採用から到着までの例）業務のまわりで決めておくこと
- 例外の扱い
- AIが確信を持てない読み取り、ルールに当てはまらない案件、期限に間に合わない見込み、想定外の書類は、自動で進めずに担当者へ渡します。誰に、いつ、どの手段で渡すかは、設計の段階で決めます。
- 業務の見守り
- 案件ごとの進み具合、止まっている作業、期限が近いもの、AIの提案が修正された割合を、一覧で確認できるようにします。
- 成果の振り返り
- 導入前に測った業務量と比べて、1件あたりの時間、差し戻し、提出前に見つかった不備を定期的に振り返り、ルールと分担を見直します。
- 情報の扱い
- 実際の案件を扱う前に、秘密保持と個人情報の取扱いについて合意します。最初の検証は、個人情報を含まない見本や、お客様が匿名化した過去の案件で行います。実データの保存場所、アクセスできる人、保存期間、削除の方法は、案件ごとに合意して決めます。AIのモデルに書類を読ませる場合は、その利用についてお客様の承認を得ます。